Assistant Formation (F/H)

📍 MSA Caisse Centrale à Bobigny  📃 CDI  

Descriptif du poste

Au sein de la Direction déléguée aux ressources humaines, la Direction de la formation et du développement des compétences adresse l’ensemble des domaines de la formation professionnelle. Le département du développement des compétences transverses assure le déploiement de dispositifs managériaux, et gère l’ASFOSAR, l’organisme de formation de la MSA qui développe une offre de formation axée sur les compétences transverses.

Rattachée hiérarchiquement à la Responsable du Département du développement des Compétences Transverses et Déléguée adjointe de l’ASFOSAR, la personne retenue sera intégrée au pôle des assistantes de formation et interviendra principalement sur le périmètre de l'Asfosar.

Vos principales missions seront les suivantes :

• Assurer l'ensemble des actes administratifs relatifs aux formations Asfosar, notamment en lien avec le système de gestion informatique (Training Orchestra) :

==> Saisir les inscriptions/désistements des stagiaires,

==> Planifier et organiser la formation : enregistrer/créer la session de formation, convoquer les stagiaires, réaliser le dossier administratif et convoquer l'intervenant, réserver la salle, reprographier les éléments de formation, suivre le présentiel, délivrer les attestations de fin de formation/présence, suivre les évaluations,

• Réaliser le suivi administratif et opérationnel des formations de son portefeuille :

==> Mettre à disposition les éléments nécessaires à la réalisation des formations et/ou expéditions en région pour les prestataires comme des intervenants,

==> Réaliser des documents spécifiques en lien avec une formation ou un parcours,

==> Vérifier les éléments permettant la mise en règlement de la formation : conformité de la feuille d'émargement, réalisation de la prestation attendue, contrôle des éléments délivrés par l'intervenant/e.

• Procéder à la facturation des prestations et au règlement factures des intervenants :

==> Facturer les prestations de formation aux caisses en s'assurant de la conformité des éléments envoyés par le prestataire avant la mise en règlement,

==> Mettre en règlement la prestation réalisée par l'intervenant/e, en s'assurant de la conformité des éléments détenus,

==> Renseigner et suivre les prestations réalisées par les intervenants CCMSA et transmettre les éléments nécessaires au service concerné,

==> Être en lien avec les organismes paritaires (OPCO, FNEMSA…),

==> Mettre à disposition du service comptable tous les éléments obligatoires pour la prise en compte d'une facture de façon matérialisée et dématérialisée,

• Collaborer avec les interlocuteurs internes et externes :

==> Communiquer avec les prestataires dans le cadre de la planification, la réalisation et la mise en œuvre de leur formation,

==> Etre l'interface entre les référents formation des organismes et les Responsables pédagogiques de mission lorsqu'une demande/question est formulée afin d'y apporter une réponse dans les meilleurs délais,

• Alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité,
• Mettre à disposition du service comptable tous les éléments obligatoires pour la prise en compte d'une facture de façon matérialisée et dématérialisée, effectuer la saisie dans le logiciel Ocean,
• Contribuer aux actions à mettre en œuvre en vue de la certification Qualiopi de l'Asfosar,
• Participer aux groupes de travail sur l'amélioration des processus liés aux tâches administratives ainsi qu'à d'autres groupes de travail organisés dans le département formation,
• Remonter toutes les informations utiles au Responsable Pédagogique afin qu'il/elle puisse mettre en œuvre les actions correctives nécessaires si besoin,
• Assurer le classement et l'archivage des documents matérialisés et dématérialisés,
• Réaliser l'accueil des stagiaires et répondre aux questions des intervenants sur le site de Bobigny.

Descriptif du profil

• Expérience dans le domaine de la formation professionnelle, idéalement au sein d’un organisme de formation
• Sens du travail en équipe et très bonnes qualités relationnelles
• Savoir organiser son activité et gérer ses priorités
• Sens de l’analyse, esprit de synthèse et qualités rédactionnelles
• Maitrise des outils WEB et bureautique
• Maitrise d'un logiciel de gestion de la formation (Training Orchestra, ou autre)

Dans le cadre de sa politique de diversité, la CCMSA ouvre ses offres d’emploi à toutes les candidatures.

Pour faire la différence, votre candidature comprendra un CV et une lettre de motivation adaptée au poste recherché.

Processus de recrutement : pré qualification téléphonique, entretien RH, test technique, entretien opérationnel.

Bon à savoir si vous rejoignez la CCMSA dans nos locaux "Luminem" : 

• A 2 min de la station Raymond-Queneau Pantin-Bobigny - ligne 5 et d'une station Vélib'
• Rémunération incluant un 13ème mois / Plan d'Epargne Entreprise (PEE) / Prime d'intéressement
• Période d'essai de 2 mois non renouvelable
• Possibilité de bénéficier de télétravail en accord avec le manager 
• Place de parking et parking vélo accessible depuis le canal de l'Ourcq
• Restaurant d'entreprise et cafétéria
• Comité Social et Economique.