Assistant de direction (H/F)

📍 MSA Ile de France à Gentilly  📃 CDI  

Descriptif du poste

Sous l’autorité de la responsable du SDG, voici les activités :

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction générale
• Traitement du courriers entrants et sortant, enregistrement, diffusion et suivi des échéances
• Enregistrement et suivi des réclamations et saisines reçues par la Direction
• Préparation de réunion : envoi des invitations /convocation, réservations (déplacements, évènements,
  salle de réunion…), préparation des dossiers (supports, feuille de présence …)
• Gestion d’agendas sous Outlook
• Mise en forme de supports et rédaction de documents (courriers, notes, compte-rendu…)
• Envoi des Procès-verbaux à la Tutelle et suivi des échéances
• Participation à la gestion des frais administrateurs et élus (traitement des demandes de frais)
• Classement, archivage
• Suivi des conventions (enregistrement, classement, archivage ...)
•  Archivage PV des instances et documents de la direction générale
• Mise à jour des coordonnées des contacts de la direction

Ponctuellement : 

• Gestion des envois sur les sites pour les documents direction
• Affichage dans les locaux (évènements, réunions…)
• Demande d’impression au service achats
• Aide à la préparation d’événementiel internes et externes : journée du personnel, AG, distributions
  de goodies….
• Prise de photos
• Veille articles de presse

Descriptif du profil

• Vous disposez d’un diplôme en gestion administrative et d’une expérience dans le domaine (Secrétariat de Direction, suivi de budget …)
• Vous justifiez d'une expérience de management et/ou de conduite de projet
• Vous maîtrisez les outils du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Vous faites preuve de dynamisme, d'esprit d'équipe, de rigueur et avez une grande aisance relationnelle et rédactionnelle
• Vous avez une capacité à mobiliser les équipes, convaincre, fédérer et donner du sens à l'action
• Vous savez vous impliquer et être force de proposition, vous savez optimiser la performance de votre domaine d'activité
• Vous garantissez un climat propice au bon fonctionnement du domaine d'activité et à la qualité de vie au travail